Datenschutzerklärung für die Anmeldung zu Veranstaltungen
sowie für Bildaufnahmen bei Veranstaltungen des HDE

1) Grundsätzliche Angaben zur Datenverarbeitung
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten bei der Durchführung von Veranstaltungen des HDE verarbeiten. Sie können diese Unterrichtung jederzeit auf unserer Webseite abrufen.

Die verwendeten Begriffe, wie beispielsweise „Verantwortlicher“, „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ entsprechen den Definitionen der DSGVO. Alle Begriffsdefinitionen des Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung finden Sie unter folgendem Link auf Seite 33: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE

2) Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist der Handelsverband Deutschland e.V., vertreten durch den Hauptgeschäftsführer Herrn Stefan Genth, Am Weidendamm 1A, 10117 Berlin, Telefon +49 (0) 30 726 250 0, Telefax +49 (0) 30 726 250 99, info@einzelhandel.de, www.einzelhandel.de

3) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Datenschutzbeauftragter des HDE ist erreichbar unter:
Gesellschaft für Personaldienstleistungen mbH, Pestalozzistraße 27, 34119 Kassel, Telefon +49 (0) 561 7896893, Telefax +49 (0) 561 7896861, datenschutz@gfp24.de, www.gfp24.de.

4) Anmeldung zu Veranstaltungen
Wenn Sie sich auf unserer Internetseite zu einer unserer Veranstaltungen anmelden, erheben wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen: Die Anrede, Titel, den Vor- und Nachnamen, Funktion oder Position, die Firma oder Organisation, der Sie angehören, die Adresse und E-Mail-Adresse sowie einen Anmeldecode auf Ihrer Einladungskarte.
Wir verarbeiten diese Daten zu folgenden Zwecken:

• zur Durchführung der Veranstaltung, insbesondere zur Zugangskontrolle, zur Erstellung von Teilnehmerlisten und zur Bereitstellung von Namensschildern;
• zur statistischen Auswertung der Veranstaltung und der Veranstaltungsreihe, insbesondere zur Ermittlung der Teilnehmerzahl, Entwicklung der Teilnehmerzahl innerhalb der Veranstaltungsreihe. Profile über die Teilnahme bestimmter Personen werden dabei nicht erstellt.
• für künftige Einladungen an Sie zu weiteren Veranstaltungen der gleichen Veranstaltungsreihe und ähnlichen Veranstaltungen;
• für Zwecke der Buchhaltung, soweit dies zur Erfüllung von gesetzlichen oder satzungsmäßigen Vorgaben erforderlich ist.

Im Hinblick auf den letztgenannten Zweck erfolgt die Verarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO, im Übrigen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DS-GVO aufgrund
eines berechtigten Interesses. Das berechtigte Interesse des HDE besteht darin,

• nachzuvollziehen, wer an der Veranstaltung teilnimmt und den Zugang zur Veranstaltung zu kontrollieren,
• das allgemeine Interesse an der Veranstaltung und den Erfolg der Veranstaltung im Verhältnis zu anderen Veranstaltungen zu bewerten,
• künftig Veranstaltungen, die dem satzungsmäßigen Zweck des HDE dienen, durchzuführen und dazu Einladungen gegenüber Amts- und Mandatsträgern sowie Interessenvertretern auszusprechen. Wenn Sie an einer Veranstaltung des HDE teilgenommen haben, gehen wir davon aus, dass Ihr Interesse am Schutz ihrer personenbezogenen Daten bei einer erneuten Einladung zu einer Veranstaltung der gleichen Reihe oder einer ähnlichen Veranstaltung unserem Interesse an der Durchführung der Veranstaltung nicht überwiegt, soweit sie der Datenverarbeitung nicht widersprochen haben.

Sie haben das Recht, der Datenverarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit zu widersprechen. Den Widerspruch können Sie an die unter 2) genannten Kontaktdaten richten.
Die Daten werden gelöscht, wenn Sie einer weiteren Verarbeitung berechtigt widersprechen, wenn das berechtigte Interesse an einer weiteren Verarbeitung entfällt oder, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften erforderlich ist, wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

5) Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen bei unseren Veranstaltungen
Bei Veranstaltungen des HDE werden Foto- und Filmaufnahmen angefertigt, die auch Sie als Besucher abbilden können. Sowohl durch die Aufnahme selbst, als auch durch deren Veröffentlichung, werden personenbezogene Daten der auf den Aufnahmen identifizierbaren Personen verarbeitet, nämlich die Bilddaten und ggfs. Begleitdaten wie z.B. der Zeitpunkt der Aufnahme, die Namen der abgebildeten Personen sowie deren Eigenschaft als Amts- oder Mandatsträger bzw. die Position in der Institution, die sie vertreten.
Die Aufnahmen werden von einem Fotografen erstellt und anschließend an den HDE übermittelt.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DS-GVO. Der HDE hat ein berechtigtes Interesse daran, die Veranstaltung zu dokumentieren und Bilder sowie die Dokumentation für die Öffentlichkeitarbeit des HDE zu verwenden, um die Verbandstätigkeit und die Positionen der des Verbandes gegenüber den Mitgliedsunternehmen, der Politik, Wirtschaftsförderern, anderen Interessenverbänden und der breiten Öffentlichkeit anschaulich darzustellen und Meinungsbildung zu betreiben.
Sie haben auch das Recht, der Datenverarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit zu widersprechen.
Den Widerspruch können Sie an die unter 2) genannten Kontaktdaten richten.

Bei Fotoaufnahmen können Sie das Widerspruchsrecht beispielsweise auch unmittelbar bei der Anfertigung der Fotografien gegenüber dem Fotografen ausüben, wenn Sie bemerken, dass Sie fotografiert werden könnten. Sie können sich der Bildaufnahme auch durch ein Entfernen aus dem Motivbereich entziehen.

6) Veröffentlichung von Aufnahmen von Veranstaltungen
Die angefertigten Aufnahmen werden vom HDE zur optischen Unterstützung der Berichterstattung über diese Veranstaltung verwendet. Einzelne Fotoaufnahmen auf denen auch Sie identifizierbar sein können, werden möglicherweise in eigenen Newslettern des HDE, auf der öffentlich zugänglichen Internetseite des Verbandes unter www.einzelhandel.de, dem Heft und der Internetseite des Fachmagazins Handelsjournal der planet c GmbH, Toulouser Allee 27, D-40211 Düsseldorf veröffentlicht. Außerdem können Bilder auch auf den HDE-Profilen in sozialen Netzwerken Facebook (Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, U.S.A.) und Twitter (Twitter Inc., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103 U.S.A.) veröffentlicht werden. Bei der Veröffentlichung in den genannten sozialen Netzwerken ist ein Datentransfer in die USA möglich. Der HDE hat keinen Einfluss auf die weitere Verarbeitung der Daten durch Facebook und Twitter. Informationen zur Datenverarbeitung durch Facebook und Twitter erhalten Sie unter folgenden Links: https://www.facebook.com/policy.php und https://twitter.com/de/privacy. Beide Unternehmen haben sich den Grundsätzen des EU-US-Privacy Shield verpflichtet. Weitere Informationen dazu finden dazu finden Sie unter:
https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TORzAAO&status=Active

Mit Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung und dem Betreten des Veranstaltungsorts willigen Sie der Veröffentlichung der Aufnahmen in den o.g. Medien ein. Sie haben das Recht die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Wenn Sie eine Einwilligung widerrufen möchten, können Sie dies unter den unter 2) angegebenen Kontaktdaten tun.
Die bei der Veranstaltung angefertigten Aufnahmen werden gespeichert, solange die berechtigten Interessen des HDE an einer Dokumentation und Verwendung zur Öffentlichkeitsarbeit bestehen, und anschließend gelöscht.

7) Betroffenenrechte
Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten bereitzustellen.
Sind Sie von der Anfertigung und Verarbeitung von Fotografien betroffen, steht Ihnen nach Maßgabe der Art. 15 bis 20 DSGVO ein Recht auf Auskunft über die erhobenen Daten, ein Recht auf Berichtigung, ein Recht auf Löschung, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
Sie haben auch das Recht der Datenerhebung nach Art. 21 DSGVO zu widersprechen, wenn wir Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten. Den Widerspruch können Sie an die unter 2) genannten Kontaktdaten richten.
Bei Fotoaufnahmen können Sie das Widerspruchsrecht beispielsweise auch unmittelbar bei der Anfertigung der Fotografien gegenüber dem Fotografen ausüben, wenn Sie bemerken, dass Sie fotografiert werden könnten. Sie können sich der Bildaufnahme auch durch ein Entfernen aus dem Motivbereich entziehen.
Wenn wir Sie betreffende Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung verarbeiten, haben Sie nach Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenn Sie eine Einwilligung widerrufen möchten, können Sie dies unter den unter 2) angegebenen Kontaktdaten tun.
Sie haben nach Artikel 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns gegen die Datenschutzgrundverordnung verstößt.
Für uns ist die folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Tel.: +49 (0)30 13889-0
Fax: +49 (0)30 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Sie können sich aber auch bei einer anderen Aufsichtsbehörde, zum Beispiel bei der im
Gebiet Ihres Wohnsitzes zuständigen Aufsichtsbehörde, beschweren.

8) Kontaktaufnahme mit dem HDE
Sie können sich mit Anfragen und zur Ausübung der Betroffenenrechte an den oben benannten Verantwortlichen wenden. Bei Ihrer Kontaktaufnahme werden gegebenenfalls von Ihnen mitgeteilte personenbezogene Daten in Form von Kontaktdaten durch den Verband gespeichert, um Ihrer Anfrage oder Aufforderung beantworten zu können. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten werden unverzüglich gelöscht, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

9) Stand
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 10.03.2020. Aufgrund von Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten und einer Weiterentwicklung des Datenschutzrechts kann eine Änderung der Datenschutzerklärung erforderlich werden. Die aktuelle Fassung finden Sie jeweils unter Impressum/Datenschutz auf dieser Internetseite.
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